Como você bem sabe, todo bom empreendedor deve buscar a otimização de processos e atividades dentro do seu negócio. Resumindo, ter uma boa gestão de projetos para sobreviver em mercados extremamente competitivos. Pensando nisso, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) pode te ajudar nessa missão.

Existe uma espécie de competição entre os profissionais de Gerenciamento de Projetos, para determinar qual metodologia é a mais completa e apresenta melhores resultados. Dentre essas ferramentas está o guia PMBOK.

Mas o que é PMBOK e como ele pode ajudar a sua empresa? Acompanhe este artigo que a InBot preparou para você e descubra o que é o PMBOK e como os chatbots aliados a ele podem ajudar na gestão de projetos da sua empresa.

O que é PMBOK?

É um guia com diretrizes a respeito da gestão de projetos em diversos ambientes. É publicado pelo Project Management Institute (PMI) desde 1987. 

Foi criado e é atualizado periodicamente para reunir o conjunto de melhores práticas de gestão de projetos. O guia já está na 6ª edição.

As 600 páginas do PMBOK abordam 10 áreas de gerenciamento de projetos, e auxiliam os empreendedores a planejar, executar e controlar as etapas de um projeto com múltiplas fases.

A PMI tem como intuito padronizar conceitos no mercado, por isso o PMBOK não pode ser considerado uma metodologia em si. A publicação é mais como um caminho para a realização de rotinas e condutas que aproveitam recursos humanos, capitais, tecnológicos e técnicos à disposição da empresa.

O guia definiu processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas dentro de um mesmo projeto. Essa estrutura foi desenvolvida assim, pois projetos geralmente possuem data para acabar e são atividades e motivações únicas e não repetitivas. 

O PMBOK descreve todo o ciclo de vida de um projeto, levando em conta as atividades, os métodos e os documentos.

Processos do PMBOK

As práticas do PMBOK podem ser agrupadas em cinco processos. Estes podem ser trabalhados de maneira simultânea durante o projeto.

Iniciação

Como diz o nome, esse é o processo que dá início à implantação do projeto em questão. Aqui são elaboradas as ações, são avaliados os processos já existentes, entre outras atividades.

Planejamento

É um conjunto de processos essenciais para o estabelecimento do escopo do projeto. Também são definidos com maior atenção os objetivos a serem alcançados e as ações a serem tomadas.

Execução

Esse processo refere-se à implementação do plano elaborado para o projeto. Aqui o objetivo é cumprir as metas estabelecidas.

Monitoramento

Neste processo, o objetivo é rastrear, supervisionar e regular o desempenho do projeto como um todo. Aqui são identificadas as áreas em que é preciso realizar alguma alteração no planejamento estratégico.

Encerramento

Como afirma o nome, esse processo é de encerramento mesmo. É a finalização das atividades em todo o projeto.

Quais são as áreas de conhecimento do PMBOK

O guia também formaliza a organização dos processos em dez áreas de conhecimento. Vamos detalhar uma a uma. 

Integração

Segundo o PMBOK, essa área de conhecimento é responsável por coordenar a integração dos processos, atividades, além de todos os setores do projeto. 

Ela garante que todas as áreas estejam em sincronia, orientando a interdependência entre as equipes e o trabalho de cada uma.

Escopo

Essa é uma área de conhecimento que define e controla tudo que está ou não está dentro do projeto. Esta equipe também determina o trabalho como pronto.

Para isso, ela se utiliza de um checklist onde é apresentado tudo o que foi planejado, tudo que está pronto e tudo que precisa ser atendido para a conclusão do projeto.

Cronograma

A equipe responsável pelo cronograma deve organizar a agenda de trabalho e a entrega das tarefas das demais equipes. É fundamental a participação da integração. 

É preciso que essa equipe esteja em sincronia com o escopo, os custos, orçamentos, recursos humanos e riscos. Assim, é possível que se estabeleça prazos coerentes para cada grupo.  

Custo

Essa área de conhecimento tem como objetivo a administração dos recursos financeiros disponíveis para o projeto. A equipe é responsável pela operação de pagamento de materiais, recursos externos, recursos humanos, etc.

É preciso estar preparado para imprevistos financeiros para que o projeto não seja inviabilizado

Qualidade

É a equipe responsável pelos processos de qualidade do projeto. 

O trabalho da área de qualidade é avaliar e definir para as outras equipes aquilo que será considerado como uma entrega satisfatória ao final do projeto.

Recursos humanos.

O PMBOK define a equipe de RH como a gestora das funções e responsabilidades de cada membro do projeto. 

Muitas vezes será necessário a contratação e desligamento de funcionários durante a realização do projeto, por isso essa área precisa estar conectada a todas as equipes. 

Comunicações

A gestão dessa área coordena todas as informações do projeto. Quem recebe tal dado, quando recebe, como recebe. É importante que a Comunicação entre as equipes seja transparente e completa para que todos saibam em que pé está o projeto.

Essencial que esta equipe não atrapalhe as outras, tanto pela falta ou pelo excesso de informações repassadas. O histórico e o armazenamento da comunicação também é função dessa área.

Riscos

A equipe de riscos deve estar atenta aos riscos envolvidos no projeto, tanto antes quanto durante a sua execução. 

É importante que essa equipe tenha conhecimento total do escopo. Assim, eles podem avaliar os riscos de maneira eficaz e não apenas isso, mas também identificando impactos positivos do projeto.

Aquisições

É a equipe responsável pelas compras de bens e serviços necessários ao projeto. É essencial  que haja foco na pesquisa de preços, nas negociações e nos gastos. Isso contribuirá com as atividades de qualidade, escopo e custos do projeto.

Partes interessadas

Essa equipe identifica pessoas, empresas e organizações que podem impactar ou ser impactadas pelo projeto.

A gestão de partes interessadas é importante, pois nem sempre os resultados de um projeto influenciam apenas o contratado e o contratante.

Aplicação do PMBOK com chatbots

Os chatbots são ótimas ferramentas para gerenciamento remoto e gestão integrada, portanto os assistentes virtuais podem ajudar de diversas maneiras os projetos da sua empresa, alinhados às práticas do PMBOK. Vejamos algumas delas:

Integração e chatbots

Os chatbots são um recurso perfeito para quem precisa integrar de forma coesa diferentes equipes. Os robôs ajudam muito no envio de mensagens e também com respostas rápidas para diversas dúvidas.

Qualidade e chatbots

A sua empresa deve ter uma política de qualidade. Os chatbots podem ser programados para fiscalizar a entrega dessa qualidade, entregando valor à experiência do cliente. 

Comunicação e chatbots

Todo e qualquer projeto que sua empresa inicie, precisa de comunicação entre as equipes. E mais do que isso, precisa se comunicar de forma assertiva. Não se pode entregar informações incompletas ou exageradas para as equipes. 

Elas precisam saber exatamente apenas aquilo que é necessário. O chatbot pode ser programado para organizar toda essa comunicação, para que não haja falhas de conexão entre as equipes.

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Uma boa gestão do chatbot é a chave para garantir a real eficácia dos robôs, por isso a InBot é a melhor empresa para te ajudar nessa missão. 

Veja agora diversos cases de sucesso da Inbot. E se quiser conhecer mais sobre o mundo dos chatbots, entre em nosso blog e leia nossos artigos sobre o tema.

Ficou interessado em implementar um chatbot na sua empresa? Entre em contato conosco e agende uma reunião!