Toda empresa precisa de um planejamento estratégico para aprimorar a sua gestão, independentemente da sua área. Um ótimo método para atingir esse objetivo, é o Ciclo PDCA.

Existem diversas ferramentas de gestão, como o Sistema Sap, e também métodos como o PMBOK. Muitos especialistas divergem sobre qual é o melhor caminho para ter uma boa gestão empresarial.

Pensando em apresentar diversas ferramentas e métodos, a InBot preparou este artigo para que você conheça também o que é e como funciona o Ciclo PDCA e como ele pode ajudar a maximizar os resultados dos chatbots

O que é o Ciclo PDCA?

Antes de analisarmos a fusão entre gestão integrada e chatbot, precisamos definir o que é o ciclo PDCA. É um método dividido em quatro etapas criado para solução de problemas, controle e melhoria contínua (cíclica) de processos e produtos.

O nome PDCA é uma junção de quatro palavras em inglês, que não por acaso, são as quatro etapas dessa metodologia. Os termos são: Plan, Do, Check, Act. (em português, seriam planejar, fazer, verificar e agir).

O ciclo PDCA é um método interativo. Isso significa que a cada ciclo, ele traz resultados diferentes e complementares. Por isso, é um método que apresenta sucesso na resolução de problemas.

O PDCA também é conhecido como PDSA (Plan, Do, Study, Act), Ciclo de Shewhart e Ciclo de Deming.

Ciclo PDCA: etapas

O método utiliza quatro etapas: Plan, Do, Check, Act. Vamos analisar como funciona cada uma delas.

1. Plan (Planejamento)

São alguns os objetivos nessa etapa. Primeiro, é necessário levantar informações para identificar o problema. Você deve reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade em que ele está inserido. 

Depois, você deve observar esse problema, as características dele, descobrir onde ele está, como e por que ele se inicia. 

Em seguida, analise o problema, colete dados e teste hipóteses. Pense o que pode ser melhorado para solucionar o problema. 

E, por último, crie um plano de ação. Descreva claramente o que precisa e deve ser feito, quem será o responsável por cada etapa e quando estas deverão ser concluídas.

2. Do (Execução)

A primeira parte dessa etapa é o treinamento da equipe. Assim elas estarão aptas a executar o plano, que é o segundo passo. Nesta fase deve-se cuidar para não ocorrerem desvios. 

Caso não seja possível executar o que foi planejado, será necessário retornar à primeira fase e analisar os motivos que levaram a estes desvios e a falha na execução.

É importante que tudo seja registrado e evidenciado, permitindo o aprendizado às equipes envolvidas durante o processo. A execução ocorrendo com ou sem problemas, o terceiro passo é a coleta de dados para avaliação posterior.

3. Check (Verificação)

Primeiramente, é bom esclarecer que essa etapa deve começar junto com o plano de ação. Aqui você deve comparar o resultado previsto com o atingido, identificar furos a serem remediados, perceber oportunidades de melhoria e avaliar a metodologia adotada.

Essa etapa pode inclusive envolver consultorias externas para análise dos resultados. Caso eles não sejam satisfatórios, é recomendado que se volte à primeira etapa e seja feito novo plano de ação.

4. Act (Ação)

Esta etapa representa o fim deste ciclo. Implemente o método novo. Se o resultado foi positivo, padronize as tarefas e treine sua equipe para aplicá-las. Caso o resultado seja negativo, é preciso tomar ações corretivas.

Apesar de representar o fim deste, a quarta etapa significa o começo de um novo ciclo, onde um novo planejamento deve iniciar. E assim sucessivamente.

Vantagens do uso do Ciclo PDCA em chatbots

O Ciclo PDCA é um dos métodos gerenciais mais difundidos no mundo empresarial. Ele pode ser aplicado em todas as áreas da empresa, inclusive na gestão do chatbot. Vejamos algumas vantagens dessa união.

Descobrir as dores do seu cliente

Muitas empresas adquirem chatbots para atendimento ao cliente buscando rapidez na resolução de problemas. Porém, muitas vezes, essa sinergia entre a proposta do chatbot e a real dor do cliente, não é acertada de primeira.

Para isso, o Ciclo PDCA pode ser utilizado para que seja descoberta a real necessidade do usuário e o chatbot seja modificado em sincronia para conseguir resolver a demanda dos clientes. 

Resolução dos problemas dos clientes

A verdade é que muitos chatbots não conseguem atender às expectativas dos usuários. Citamos a primeira vantagem justamente porque se o Chatbot não está em sintonia com a dor do cliente, ele não conseguirá resolver problema algum.

Portanto, aplicando o Ciclo PDCA, um chatbot conseguindo compreender a dor do usuário, com certeza terá uma maior probabilidade de acerto e de resolução da demanda. 

Se o chatbot conseguir realizar isso com atendimento rápido e eficiente, o cliente com certeza ficará satisfeito. E isso nos leva à próxima vantagem. 

Comportamento do cliente

Assim que o chatbot interage corretamente com o cliente e consegue resolver as demandas dele, mais um caminho se abre e mais uma vez o Ciclo PDCA pode ajudar a sua empresa.

O chatbot armazena todos os dados e as conversas que o usuário tem com ele, esses dados são preciosos, pois através da análise das interações, é possível entender o comportamento do cliente. 

Em um Ciclo de PDCA, esses dados geram insights que irão maximizar os resultados do seu canal de atendimento.

Mais usuários para o atendimento via Chatbot

Quando a sua empresa consegue melhorar seu atendimento, via aperfeiçoamento do Chatbot com Ciclo PDCA, e resolver os problemas do usuário com rapidez e eficiência, este torna-se um promotor do seu produto, serviço ou da sua própria empresa. O cliente passará a divulgar para familiares e amigos, todos os benefícios que teve ao consumir com você.

Como a InBot pode ajudar você?

A InBot tem experiência no mercado de robôs virtuais desde 2001. Nossos chatbots podem ajudar a sua empresa em diversas áreas, inclusive na gestão de projetos. 

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