Temos certeza de que, em algum momento, você já se cansou de esperar para agendar um compromisso em filas telefônicas sem fim. Mas você já se perguntou como a tecnologia pode simplificar e agilizar esse processo? Os Assistentes Virtuais ou chatbots estão transformando essa experiência, oferecendo uma maneira eficiente e conveniente de agendar compromissos sem complicações.
Para começar, é importante entender como os chatbots podem transformar o processo de agendamento:
- Agilidade: Os Assistentes Virtuais permitem que os pacientes e funcionários agendem de forma imediata, evitando a necessidade de filas ou espera, entregando uma experiência mais eficiente e satisfatória.
- Disponibilidade 24/7: Diferente do atendimento humano, um chatbot fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso significa poder agendar seus compromissos a qualquer momento que seja conveniente para você. Sem restrições de horário ou dias úteis para marcar um compromisso.
- Agendamento: Em um Assistente Virtual, quando integrado à um sistema de agenda, é possível consultar, registrar, reagendar e cancelar agendamentos (como férias, consultas/exames, eventos, serviços, etc) diretamente no sistema. Isso significa que as informações de agendamento são atualizadas em tempo real, sem a necessidade de intervenção manual. Tudo é feito de forma automática e fácil.
- Atualização de Dados: Com um chatbot é possível sugerir e captar a atualização dos dados do paciente, mantendo a base de dados sempre em dia.
- Envio de notificações ou lembretes: Com o envio de notificações ou lembretes sobre agendamentos é possível, além de relembrar o usuário, solicitar a confirmação do agendamento, evitando a incidência de no-shows e melhorando a taxa de comparecimento.
- Redução de carga de trabalho: Um Assistente Virtual alivia a carga de trabalho dos atendentes, permitindo que se concentrem em outras tarefas ou atendimentos de maior complexidade.
Mas por onde começar a implementação na sua empresa?
O primeiro passo é identificar se seu sistema já possui uma API de agendamento (mecanismo que permite que dois sistemas se comuniquem) ou optar por sistemas disponíveis no mercado, como o Google Agenda, onde o chatbot poderá integrar e registrar os agendamentos.
Uma vez que você tenha optado por um sistema, identifique as necessidades do seu agendamento, como quais informações precisará colher do usuário, além da data e horário, para um agendamento bem-sucedido (nome, idade, gênero, etc).
Por fim, teremos o pontapé inicial do desenvolvimento do Assistente Virtual, onde serão definidos os fluxos conversacionais, ou seja, cada passo do usuário na jornada até a conclusão do agendamento. Para isso é importante escolher uma solução de chatbot que te auxilie nessa construção e que melhor se adapte às necessidades do negócio.
Na Inbot, acreditamos que a tecnologia deve simplificar as interações cotidianas, e é por isso que desenvolvemos Assistente Virtual avançados para otimizar o processo de agendamento. Se você deseja melhorar a experiência dos seus pacientes e funcionários, entre em contato conosco para te ajudarmos a facilitar o processo de agendamentos da sua empresa.
Carolina Lima, UX Writer.
